Dependendo de seus objetivos e estágio de vida, o sucesso parece um pouco diferente para cada pessoa. Para funcionários iniciantes, o sucesso pode significar ser positivo e, ao mesmo tempo, ajudar os outros em suas diversas necessidades. Os gerentes podem conseguir capacitar e motivar seus funcionários para assumir projetos maiores. Executivos e CEOs provavelmente se sentirão bem-sucedidos se sua empresa for próspera e lucrativa. Independentemente da função ou responsabilidade, um dia de sucesso muitas vezes pode parecer produtivo e riscar tudo da sua lista de tarefas.
O gerenciamento do tempo é uma das habilidades mais essenciais da qual qualquer pessoa pode se beneficiar. Realizar as coisas com eficiência e dentro do prazo significa que você fará mais em menos tempo. Você se sentirá bem-sucedido sabendo que sua capacidade de se concentrar em uma tarefa compensa, permitindo-lhe mais tempo livre. A gestão do tempo também considera priorizar o que é realmente importante e reconhecer o que pode esperar. Nem tudo é da maior importância, mesmo que às vezes pareça que há uma enorme quantidade de tarefas no seu prato.
Alcançar suas metas de gerenciamento de tempo pode começar com um calendário bem organizado. A forma como os calendários são usados e a finalidade deles evoluiu à medida que as demandas do trabalho e da vida evoluíram. Os calendários digitais de hoje oferecem mais ferramentas e recursos integrados do que nunca. O segredo é saber como usar esses novos recursos e fazê-los funcionar de acordo com suas necessidades de gerenciamento de tempo. Abaixo estão três dicas profissionais sobre como implementar essas ferramentas de calendário para obter sucesso geral.
1. Saiba onde você está gastando seu tempo
Cada semana, cada mês, cada ano passa num piscar de olhos. Como resultado, você pode não perceber para onde realmente estão indo seus minutos de cada dia. Embora você possa dizer habitualmente que está ocupado no trabalho, pode não ser o caso. Você e sua equipe podem se reunir esta semana para uma reunião stand-up, mas passam metade do tempo discutindo seus planos para o próximo fim de semana. Quando a reunião termina, você percebe que não obteve as informações necessárias e também precisa enviar um Slack ou e-mail.
Embora seja importante formar essas conexões interpessoais com seus colegas, há uma diferença entre conversar ocasionalmente e ser produtivo. Saber onde você está gastando seu tempo pode ajudá-lo a impedir que essas tendências ocorram. A ferramenta analítica do Calendar.com permite que você controle seu tempo para saber exatamente para onde ele está indo. Essa ferramenta permite visualizar facilmente quais reuniões ocupam a maior parte do seu tempo e como elas se comparam a outras reuniões. Você pode comparar o tempo gasto em reuniões stand-up e individuais com seus funcionários e equipe de liderança.
Conhecer essas informações significa que você pode alterar e dinamizar sua programação de reuniões. Talvez o stand-up semanal fosse melhor servido se durasse 15 em vez de 30 minutos. Em breve, Calendar.com também lançará rastreamento de “Lugares” e “Pessoas” para usuários Pro. Agendar um local de reunião para clientes pode ser uma perda de tempo, então o Calendar.com irá sugerir lugares enquanto vocês agendam um horário juntos. Você também terá uma noção de com quais colegas de trabalho você passa mais tempo, sejam eles colegas ou alguém importante.
2. Personalize a duração dos horários dos compromissos
Quantas vezes um compromisso terminou mais cedo e você está esperando outro começar? Alguns minutos livres não são motivo de reclamação, mas você pode se distrair antes do próximo compromisso. É mais fácil verificar novamente seu e-mail ou navegar nas redes sociais do que começar um novo projeto quando você tem menos de 10 minutos antes da próxima ligação. Felizmente, existe uma solução para usuários do Google Calendar e do Microsoft Outlook.
Lançado em outubro de 2023, o Google Agenda permite compromissos de 5 a 14 minutos. Anteriormente, a menor duração disponível era de 15 minutos. Embora a reunião com um novo cliente provavelmente demore mais de 15 minutos, uma breve sincronização pode levar apenas alguns minutos. Fazer com que os clientes escolham o horário de que precisam mantém todos concentrados, permitindo que você seja mais produtivo durante o dia.
Para configurar este recurso, clique em “agendamento de compromissos” e depois em “configurar o agendamento” na aba “criar” do seu calendário. Você pode personalizar a duração dos horários disponíveis criando ou editando um compromisso atual. Selecione “personalizado” e insira uma duração, como 10 minutos. Suas agendas de compromissos serão exibidas por padrão, mas você sempre pode ocultá-las em “alternador de visualização”.
Para usuários do Microsoft Outlook, o Bookings With Me é um recurso semelhante que permite que outras pessoas agendem um horário diretamente com você. Este recurso foi introduzido no início de 2023 e é semelhante à configuração do Google Agenda. Os tempos padrão variam de 15 a 60 minutos, mas você também pode personalizar seus intervalos de tempo. Vá para “Criando páginas de agendamento” na guia Calendário para criar uma página de agendamento pública ou privada.
3. Crie estrutura para o seu dia
Ninguém realmente prospera sem algum senso de estrutura. Embora surjam simulações de incêndio pessoais e de trabalho, atrapalhando você ocasionalmente, criar estrutura é importante. Sem algum senso de rotina, é muito mais provável que você perca tarefas importantes. Você pode se sentir estressado e ansioso porque está pulando de uma tarefa para outra.
Ter o controle do seu dia coloca você no comando. Isso pode ser como agendar todas as suas reuniões à tarde para que você possa se concentrar no trabalho profundo pela manhã. Ou pode parecer que você está reservando um tempo em sua agenda para uma caminhada na hora do almoço ou uma aula de ioga. Independentemente de como você estrutura seu dia, seu calendário pode ajudar.
A maioria dos calendários digitais, incluindo Apple iCloud, Google Calendar, Microsoft Outlook e Calendar.com, permitem definir compromissos recorrentes. Use esta ferramenta a seu favor, bloqueando o tempo para você durante o horário. Se você tem tendência a pular o almoço, adicione um bloco de 30 minutos no mesmo horário todos os dias para que ninguém possa agendar uma reunião durante o almoço. O mesmo vale para receber ligações frequentes enquanto pega seu filho na escola. Você voltará para sua mesa sentindo-se mais satisfeito por poder passar esse tempo com seu filho do que ignorá-lo durante uma ligação de trabalho.
Além disso, adicionar cor ao seu calendário digital também pode ser uma forma de adicionar alguma estrutura. Codificar seu calendário por cores pode aumentar sua produtividade, pois você poderá rapidamente ver onde estão suas prioridades para o dia. Você pode começar fazendo uma tarefa com uma cor específica, como sua aula semanal de ioga. Em seguida, aplique essa cor a todas as suas sessões de treino. Vá tarefa por tarefa até que todos os seus eventos regulares tenham tons diferentes. Faça algumas análises para ver onde você pode querer mudar as coisas para criar mais facilidade e estrutura em sua vida.
Aprendizado
Não importa como você defina o sucesso, você quer ir para a cama todas as noites sentindo-se realizado com o que conquistou. Esse sentimento pode não acontecer diariamente, mas com as ferramentas de calendário corretas, você está se preparando para o sucesso. Experimente estas dicas profissionais de gerenciamento de tempo e veja quais fazem mais sentido para suas necessidades profissionais e pessoais.
Crédito da imagem em destaque: Foto de Jess Bailey Designs; Pexels
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