Depois que sua empresa decidir mudar para um sistema de software de planejamento de recursos empresariais (ERP), a próxima etapa é implementar o ERP. Para que uma empresa veja os benefícios da adoção de um ERP, ele deve primeiro ser implantado de maneira adequada e eficiente por uma equipe que normalmente inclui também um gerente de projeto e gerentes de departamento.
Esse processo pode ser complicado e cansativo, dependendo das necessidades da sua organização. No entanto, assim que o novo software for implementado com sucesso, o ideal é que as organizações vejam os aumentos na produtividade e os benefícios de redução de custos que um sistema ERP pode trazer para o seu negócio. A mudança para um sistema ERP pode agilizar as necessidades do seu negócio e ser benéfica tanto para o usuário final quanto para toda a organização.
Passos para implementar o ERP
Abaixo está um detalhamento de um plano de implementação de ERP passo a passo. Começaremos examinando o que as organizações devem fazer antes de escolher um sistema ERP e depois nos aprofundaremos nas melhores práticas para o sucesso da implementação.
1. Descubra e planeje implementar o ERP
Antes que o processo de implementação do ERP possa ocorrer, uma organização deve avaliar como seus sistemas atuais estão funcionando. Este é o primeiro passo para uma integração bem-sucedida do planejamento de recursos empresariais e deve ser concluído antes da escolha de um software ERP.
Na primeira etapa desta metodologia de implementação, uma organização deve revisar o sistema e os processos atuais para obter uma visão completa de como o negócio está funcionando e onde podem haver armadilhas. Nesta etapa, também deverá ser estabelecida uma equipe de projeto de implementação do ERP para fins de tomada de decisão. As áreas a serem avaliadas podem incluir finanças, manufatura, estoque, vendas e muito mais. Esta etapa também será importante para compreender lacunas e problemas atuais, como ineficiências de processos e potenciais requisitos para o sistema ERP.
Depois que a revisão do sistema atual, do fluxo de trabalho e das funções diárias da organização for avaliada, é hora de selecionar o sistema ERP certo que atenda aos seus requisitos de negócios, como previsão de orçamento e preços. Um software ERP pode ser adquirido nesta primeira etapa se os requisitos estiverem bem definidos. Esses requisitos dependerão se uma organização usa sistema ERP local ou na nuvem.
Uma mudança para um sistema ERP moderno pode ser muito simples se houver um roteiro e um plano de projeto claros para a implantação do seu ERP. Uma conversa clara e honesta com os funcionários garantirá a adesão organizacional.
Perguntas a serem feitas ao definir o escopo das necessidades da sua organização:
Quais funções de negócios serão automatizadas pelo software ERP? Quais são os requisitos de dados específicos do sistema ERP e ele é compatível? Quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) precisam ser rastreados? O software é escalável e flexível o suficiente para evoluir de acordo com as necessidades da organização? Qual é o prazo para implementação e implantação?
2. Crie um design e prepare-se para implementar
Neste ponto você escolheu o sistema ERP para o seu negócio. A próxima etapa é a fase de design. Esta é a etapa para configurar a solução de software ERP para que ela atenda às necessidades específicas da sua organização.
Um novo design requer gerenciamento de mudanças para criar fluxos de trabalho mais eficientes, juntamente com a necessidade potencial de novos processos de negócios que se ajustem melhor ao sistema ERP que será implementado em breve. É importante ter uma equipe dentro da organização dedicada a esta etapa do design e à determinação de um plano apropriado.
Etapas para configurar o sistema ERP:
Crie uma estrutura organizacional definindo todos os aspectos necessários ao seu negócio, como plano de contas, centros de custo e unidades de negócio. Personalize seu software ERP para que ele se alinhe aos fluxos de trabalho existentes e configure os módulos que você acha que sua organização precisará, como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), recursos humanos e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Defina os parâmetros para funções e permissões de usuário para que você possa controlar o acesso de todos no sistema e garantir que os controles de dados sejam implementados. Integre o software ERP com outros sistemas existentes em sua organização, como software de contabilidade, gerenciamento de estoque e plataformas de comércio eletrônico, se aplicável.
3. Migração e desenvolvimento
Uma vez estabelecidos os requisitos de design, a fase de desenvolvimento pode começar. Isso envolve a customização do software para que o redesenho possa ocorrer. O estágio de desenvolvimento ou preparação é vital e pode ser uma tarefa difícil; mas, se feito corretamente, pode ajudar o funcionamento do seu sistema ERP a longo prazo.
Você estabeleceu um redesenho, agora é hora de limpar e formatar os dados do sistema atual para que sejam compatíveis com o novo sistema. Nesta etapa, uma organização precisará avaliar e preparar todos os dados existentes em um formato compatível que se adapte ao seu novo software ERP. Depois de carregado no novo sistema e formatado corretamente, seu primeiro teste de ERP pode ser realizado. Nesta etapa você também deve monitorar e anotar as principais métricas de sua operação comercial, incluindo quaisquer interrupções.
Maneiras de planejar e preparar seus dados para migração:
Conclua uma auditoria de dados de todos os sistemas e aplicativos legados existentes para ter uma visão clara da migração de dados. Categorize os tipos de dados que você precisa migrar e identifique qualquer redundância examinando os dados e limpando para obter precisão. Defina qual método de transferência de dados você deseja usar e teste-o para ter certeza de que é o processo de migração correto. Faça um plano de backup e um plano de recuperação caso ocorram erros ou perda de dados. Crie uma política de governança de dados e estabeleça protocolos.
4. Teste o sistema ERP
Todas as etapas preventivas foram tomadas e agora é hora de fazer alguns testes no sistema antes de colocá-lo em operação. Nesta fase, o desenvolvimento ainda pode ocorrer e isso é normal. O teste de um módulo ERP pode ocorrer e talvez seja necessário fazer correções ou ajustes, enquanto outros módulos estão sendo testados simultaneamente. Os membros da equipe devem passar por treinamento de usuários e as principais partes interessadas também devem ser envolvidas neste processo de teste.
É vital testar todo o sistema e garantir o seu funcionamento adequado e a execução dos dados com precisão. Esta é a fase mais importante porque garantirá que todos os aplicativos e processos do sistema estejam funcionando como deveriam antes que o software ERP esteja oficialmente instalado e funcionando.
Coisas para lembrar durante a fase de teste:
Acompanhe os critérios de aceitação do usuário e documente as informações. Teste a funcionalidade do sistema do início ao fim e valide todos os dados migrados para fins de precisão. Verifique a acessibilidade do usuário conduzindo análises e analisando comentários. Realize todos os testes necessários antes de implantar o software ERP, como testes de processos de automação, fluxos de trabalho e segurança do sistema. Certifique-se de que o sistema ERP seja compatível com outros sistemas e aplicativos existentes. Certifique-se de que todos os funcionários sejam treinados no sistema; considere a implementação de software ERP em etapas antes de expandir para toda a empresa.
5. Entregue um sistema ERP implementado com sucesso
Se todas as etapas acima foram seguidas, ótimas notícias: sua organização está pronta para lançar seu novo sistema ERP. Supondo que todos os funcionários tenham sido devidamente treinados no software, agora é hora de implementar a nova solução ERP.
A equipe do projeto que iniciou o processo de implementação deve estar preparada caso os funcionários fiquem confusos ou surjam outros possíveis problemas. Esteja preparado para problemas e tenha planos de contingência em vigor caso haja um mau funcionamento grave. Todos os módulos ERP podem ser implantados simultaneamente, mas também em etapas. Algumas organizações podem optar por priorizar determinados módulos e adicionar outros à medida que avançam, o que é completamente normal.
Não existem duas organizações iguais e a implantação de um software ERP pode ser muito diferente, mas lembre-se de tornar a solução ERP acessível a todos os funcionários e garantir que os processos automatizados estejam ativados.
O que procurar quando a implementação ocorrer:
Os dados são precisos e funcionam corretamente? Todos os usuários têm acessibilidade em tempo real sem problemas? Os protocolos de segurança estão implementados e funcionando? O fluxo de trabalho está implementado e sendo processado como deveria?
6. Gerencie sua solução ERP
Agora, supondo que a implementação esteja completa, é importante criar um protocolo para manutenção contínua do seu sistema ERP. Sua organização deve realizar verificações de manutenção regulares e atualizar o software periodicamente. Criar uma equipe ou contar com um profissional para manter a integridade do seu sistema ERP é fundamental para a longevidade da solução.
O fornecedor de ERP selecionado deve estar disponível para quaisquer dúvidas e manutenção contínua ou atualizações necessárias. As melhores práticas para este processo de implementação devem incluir uma equipa bem gerida e uma forte comunicação entre a organização, os seus funcionários e as principais partes interessadas para garantir que a solução ERP funciona de forma eficaz e eficiente.
Melhores práticas para gerenciar seu novo sistema ERP:
Ouça os comentários dos usuários e dos clientes com frequência. Os sistemas ERP locais exigirão atualizações periódicas de software e, às vezes, também de hardware, enquanto o ERP baseado em nuvem será atualizado automaticamente. Crie procedimentos operacionais padrão (SOP) para garantir que problemas comuns possam ser resolvidos rapidamente.
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