O mundo está mais ocupado do que nunca – agitação é o nome do jogo – e pode ser difícil acompanhar tudo isso. Para ajudar, a maioria das pessoas usa um calendário de uma forma ou de outra; na verdade, muitas pessoas têm vários calendários. Desde um grande planejador de mesa até designs fofos que você pode pendurar na parede, os calendários ajudam a mantê-lo no caminho certo.
Somente na última década é que mais e mais pessoas passaram a usar um calendário digital, que pode funcionar como seu assistente pessoal. Ainda assim, muitos recursos do calendário digital são subutilizados e seu uso pode mudar drasticamente seu dia de trabalho e até mesmo sua vida.
1. Sincronizando
Se você estiver usando um calendário digital como o Calendar, o Google Calendar ou o Microsoft Outlook, provavelmente terá várias versões configuradas para diferentes áreas da sua vida. Os mais óbvios são familiares, pessoais e profissionais. Você precisa se lembrar do jogo de futebol do seu filho, da aula de ioga da tarde e daquela grande reunião depois do almoço. Tudo isso é ótimo, a menos que todos os seus calendários não estejam sincronizados.
Sincronizar seus vários calendários garantirá que você não se sobrecarregue. Ele também permitirá que qualquer outra pessoa adicione itens ao seu calendário – seu assistente, seu cônjuge ou um membro da equipe – para evitar reservas duplas. Você pode sincronizar seus calendários em um único aplicativo ou entre seus dispositivos. Portanto, se você possui o Google Agenda para o trabalho, mas usa o Microsoft Outlook para sua família, poderá colocá-los na mesma página. Sincronizar seus calendários requer um processo passo a passo, mas depois de fazer isso, sua vida provavelmente parecerá muito mais simplificada.
2. Lembretes e alertas
Já se foi o tempo em que você poderia simplesmente agendar algo em sua agenda e confiar que se lembraria disso. Talvez você revise seu dia com antecedência e guarde-o em sua memória. Não – agora você tem dezenas de tarefas em um dia, e perder uma pode ser catastrófico. Todo mundo já fez isso. Você perdeu a atuação do seu filho na peça porque se envolveu em uma reunião. Você se atrasou para a reunião porque seu tempo de concentração foi longo.
Acontece, mas não é necessário. Defina lembretes para você mesmo em sua agenda para evitar essas confusões e erros comuns. Você pode se alertar no dia anterior, uma hora antes e 10 minutos antes. Por que não fazer todos os três? Perder as coisas essenciais da vida e do trabalho não significa que você não se importa; significa apenas que você não está preparado. Defina lembretes e alertas e tente nunca perder outra parte importante da vida.
3. Compartilhamento
Se você faz parte de alguma equipe, deve compartilhar sua agenda. A maioria das pessoas está em várias equipes. Pense nisso: você tem sua família, funcionários, colegas de trabalho, amigos e talvez até parentes. Todos esses pequenos grupos formam equipes, e você provavelmente terá tarefas, reuniões e reuniões para realizar e participar juntos. Um dos aspectos mais críticos de uma equipe forte e coesa é colocar todos na mesma página.
Você não quer fazer uma reunião social e esquecer de convidar um de seus amigos. Da mesma forma, você não pode liderar um projeto com eficácia sem manter todos cientes dos benchmarks e prazos. O compartilhamento de calendário é ideal para manter todos informados sobre o que está acontecendo. Todos na equipe podem adicionar itens e receberão alertas quando eles forem adicionados. Então, se você sincronizou seus calendários, você terá certeza de não fazer reservas em excesso – é uma situação em que todos ganham.
4. Detalhes para reuniões
Embora muitas equipes tenham reuniões agendadas no calendário, nem todas adicionam detalhes. Você provavelmente já ouviu piadas e comentários sarcásticos sobre como “esta reunião poderia ter sido um e-mail”. A maioria das pessoas não gosta de reuniões inúteis ou de sentir que seu tempo foi desperdiçado. Eles também não gostam de se sentir pegos de surpresa.
Para ajudar a envolver sua equipe e até mesmo ficar entusiasmada com a próxima reunião, inclua notas detalhadas. Assim como quando você estava na escola, o professor sempre lhe avisava sobre o que estava por vir. Você tinha leituras para fazer, notas para revisar, etc. Ao incluir notas amplas no calendário para uma próxima reunião, você avisa com antecedência à sua equipe. Eles podem entrar na sessão focados, preparados e engajados.
5. Reserva de salas de reuniões
Lembre-se de que as pessoas já estão mais ocupadas do que nunca. Portanto, sempre que você tiver a tarefa de liderar ou programar qualquer coisa para outras pessoas, torne isso o mais fácil possível para elas. Uma das partes mais malucas de participar de uma reunião é tentar chegar lá. Novamente, voltando à referência escolar, na sua primeira vez no campus, correr para encontrar uma sala de aula que você nunca viu é frustrante. Você chega estressado e confuso.
A mesma ansiedade ocorre quando os membros da equipe tentam chegar a uma reunião – seja ela virtual ou presencial. Se você estiver agendando uma reunião virtual, inclua o link Zoom ou Google Teams no evento da agenda. Se você estiver se reunindo em um local físico, certifique-se de que todos os detalhes do espaço estejam incluídos no evento. E, claro, certifique-se de reservar instalações como um profissional. Sua equipe vai agradecer por isso.
6. Fora do escritório
Uma das maiores funcionalidades para quem está com vida plena é a opção “Fora do Escritório”. Se você ainda não usa esse recurso, provavelmente precisará acessar sua agenda e marcar as coisas individualmente. Você cancelou cada reunião, remarcou cada compromisso e enviou suas desculpas. É demorado para você e provavelmente irritante para quem deseja aproveitar seu tempo.
Em vez dessa abordagem cansativa, você pode simplesmente acessar sua agenda e agendar sua saída do escritório com antecedência. Depois de planejar as férias, informe seu calendário. Dessa forma, você e qualquer outra pessoa que adicionar itens aos seus dias serão alertados para evitar fazer planos nesse horário. Você pode sair do escritório por uma ou duas semanas ou apenas uma tarde. E você não terá que decepcionar ninguém com cancelamentos de última hora.
7. Tempo de foco
Falando em intervalo, você também pode aproveitar. O bloqueio de tempo não é um fenômeno novo nos calendários, mas está recebendo mais atenção hoje em dia. O bloqueio de tempo ocorre quando você bloqueia um tempo em sua agenda para trabalho produtivo “profundo”, descanso ou até mesmo diversão. Ao programar dessa forma, você se força a fazer o que precisa ser feito. Ainda mais importante, você se proíbe de realizar outras tarefas não relacionadas durante esse período.
O tempo de foco é um dos melhores blocos de tempo que você pode planejar para si mesmo. Programe-o em seu calendário digital, sincronize-o e compartilhe-o com todos. O tempo de foco é o bloqueio, talvez duas horas, quando você não atende ligações ou e-mails, fecha a porta e, sim, se concentra. Escolha o momento em que você sabe que seu cérebro está funcionando melhor, agende um horário de concentração e faça seu trabalho.
Em última análise, essas ferramentas de calendário valem o tempo extra que você pode levar para aprender como usá-las. Eles podem tornar seu tempo de trabalho mais produtivo, seu tempo de lazer mais relaxado e sua vida mais fácil de administrar. E não se esqueça de usar os insights do seu calendário no final de cada semana e mês para olhar para trás e refletir. Descobrir o que funciona e o que não funciona o ajudará a avançar de forma mais eficaz. Em breve, sua agenda poderá parecer mais administrável e você poderá respirar com mais facilidade.
Crédito da imagem em destaque: Foto de Antoni Shkraba; Pexels
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