As opiniões expressas pelos colaboradores do Entrepreneur são próprias.
Embora existam muitas metodologias que um líder pode praticar para gerenciar seus e-mails de forma eficaz, um processo consistente e bem pensado é a maneira mais eficaz de sistematizar e responder a e-mails e é uma etapa de liderança para o líder eficaz.
Trabalho com CEOs há duas décadas e quase todos os CEO lidam com uma enorme quantidade de e-mails e se esforçam para gerenciá-los de maneira eficaz. Em uma pesquisa que conduzi com mais de 1.000 CEOs e proprietários de empresas, 93% afirmaram ter dificuldades com o gerenciamento de e-mail. Através da minha experiência como fundador da CEO Experience e de ter trabalhado com CEOs de grandes e pequenas empresas, descobri que uma gestão eficaz de e-mail pode significar uma boa gestão geral.
No mundo de hoje, o e-mail é uma ferramenta crítica para os líderes se comunicarem de forma eficaz. Infelizmente, muitos líderes negligenciam a correspondência por e-mail ou não possuem um método eficiente para gerenciar sua caixa de entrada.
Relacionado: 6 maneiras de gerenciar sua lista de e-mail como um profissional
1. Divida seus e-mails de acordo com o ano comercial da sua empresa
Nos negócios, inícios e paradas são essenciais para o sucesso. Muitas coisas nos negócios são divididas em uma estrutura anual. As finanças empresariais são frequentemente divididas em um ano comercial. Um grande erro que muitos CEOs cometem em relação aos seus e-mails é nunca dividi-los em um ano comercial. Eles continuam permitindo que seus e-mails aumentem ano após ano. Quando você divide seus e-mails em cada ano civil, os líderes podem começar e parar em suas caixas de entrada de e-mail. Cada novo ano civil zerará seus e-mails.
Por exemplo, se o ano comercial terminar em setembro, você deverá arquivar os e-mails do ano anterior e criar uma nova pasta principal para o novo ano comercial. O gerenciamento eficaz de e-mail começa com a compreensão dos pontos de início e término das informações do seu e-mail.
2. Crie pastas para seus principais assuntos
Uma etapa importante para um gerenciamento eficaz de e-mail é organizar seus e-mails em pastas. As pastas permitem ao líder categorizar as principais áreas de foco com as quais o líder pode ter que lidar repetidamente. As pastas devem ser criadas para os principais tópicos e pessoas-chave da organização. Quanto melhor um líder conseguir identificar suas pastas, melhor será capaz de gerenciar seu e-mail.
3. Os CEOS precisam de pastas sobre essas nove áreas principais de negócios
Cada empresa, independentemente do seu tamanho, lida com questões relacionadas à estratégia e visão: contabilidade e finanças, vendas e marketing, recursos humanos, operações, clientes, liderança e questões pessoais, impacto no reino e desenvolvimento e cultura de equipe. Quando um líder sabe onde arquivar seus e-mails, os e-mails ficam mais fáceis de gerenciar. Muitos e-mails ficam na caixa de entrada porque o líder não tem onde arquivar o e-mail.
4. Crie subpastas em suas pastas principais para facilitar a capacidade de assento
Depois de criadas suas pastas principais, deverá ser criada a tarefa de criar subpastas para organizar melhor seus e-mails. Por exemplo, você pode querer criar uma subpasta para cada funcionário da sua empresa na pasta de recursos humanos. Isso permitiria que você mantivesse informações críticas sobre o funcionário que seriam fáceis de pesquisar e encontrar. As subpastas são essenciais para um bom gerenciamento de e-mail.
Somente e-mails que sejam úteis para consideração futura ou manutenção de registros devem ser mantidos. Não se esqueça que sua pasta de envio também é uma pasta de documentos com informações que podem ser pesquisadas quando necessário.
Um exemplo que utilizo é copiar ou fazer cópia oculta de um e-mail enviado para fins de arquivamento.
5. Crie modelos de e-mail para e-mails que você sabe que usará com frequência
Uma grande liderança é uma liderança consistente. Quando os líderes executam tarefas repetidamente, eles terão sucesso quando a tarefa for bem executada. Há muita repetição na correspondência por e-mail. O CEO que usará os e-mails que escreve como modelo para e-mails posteriores pode economizar horas de trabalho e praticar uma boa administração.
6. Use sinalizadores ou desenvolva uma maneira de identificar acompanhamentos críticos de e-mail
Uma maneira de classificar os e-mails rapidamente em sua caixa de entrada é sinalizá-los para acompanhamento futuro. Você pode codificar e-mails com cores usando sinalizadores ou arquivar um e-mail com um lembrete para trabalhar no e-mail mais tarde.
Na minha experiência no gerenciamento de grandes quantidades de e-mails, endereça cada e-mail de uma das quatro maneiras: e-mails não essenciais, que podem ser excluídos; Para sua informação ou compreensão de e-mails, que devem ser lidos e excluídos; E-mails de retorno que precisam de ação, mas posteriormente; e e-mails urgentes e oportunos que precisam de ação imediata.
A terceira categoria (reversão) de e-mails são aqueles que precisam de ação e muitas vezes serão esquecidos, a menos que sejam sinalizados para uma data posterior.
Relacionado: 4 dicas para gerenciar melhor sua caixa de entrada de e-mail
7. Desafie-se a agir de acordo com cada e-mail todos os dias
Ser agressivo no gerenciamento de e-mail reduzirá o estresse e tornará o líder mais produtivo. Agendar horários ao longo do dia para ler e-mails pode ser útil. Por exemplo, um líder pode agendar 15 minutos às 9, 11, 2 e 5 para verificar o e-mail e responder adequadamente. Quanto mais hábitos e comportamentos consistentes você estabelecer como líder, mais produtivo você se tornará.
Um executivo sênior do governo com quem trabalhei conseguiu zerar com eficácia sua caixa de entrada de e-mail ao longo de suas duas décadas no governo. Ela afirma: “O gerenciamento eficaz de e-mail reduzirá o estresse, melhorará o desempenho e ajudará o líder a ganhar credibilidade em todas as áreas de sua liderança”.
Embora o gerenciamento eficaz de e-mail possa não ser a única chave para o sucesso empresarial e uma boa administração, é uma parte essencial do processo no qual muitos líderes executivos dedicam seu tempo e esforço.
O e-mail é um componente de todos os trabalhos e tarefas da força de trabalho hoje. Gerenciar e-mails e responder prontamente pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do negócio. Quando os líderes entenderem como usar o e-mail de forma eficaz como uma ferramenta, em vez de vê-lo como um fardo, eles deixarão de apenas responder aos e-mails e passarão a utilizá-lo como um dos aspectos técnicos essenciais do negócio em que trabalham.
