As soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP) oferecem às organizações um balcão único para gerenciar as operações diárias. O software de gestão empresarial ganhou popularidade no mundo dos negócios à medida que as organizações tentam acompanhar o cenário em mudança. Tal como acontece com a maioria das soluções empresariais, há vantagens e desvantagens dos sistemas ERP a serem consideradas.
É importante compreender como o planejamento de recursos empresariais pode funcionar para uma organização e seus recursos em nível granular. Aqui estão alguns dos principais benefícios que um sistema de planejamento de recursos empresariais pode trazer ao gerenciar todos os aspectos do negócio.
Vantagens do ERP
Melhorar o atendimento ao cliente
O mundo dos negócios é hipercompetitivo e isso não é diferente quando se trata de atrair e reter clientes. A experiência de atendimento ao cliente é uma parte vital para uma organização e uma solução ERP pode ajudar a avançar no gerenciamento do relacionamento com o cliente. Como um novo sistema como o software ERP reúne todas as informações do cliente em um só lugar, ele pode facilitar um atendimento ao cliente mais rápido e uma abordagem mais personalizada.
O ERP armazena informações de contato, histórico de pedidos, casos de suporte anteriores e muito mais em um sistema simplificado. Separadamente, como o ERP rastreará os pedidos anteriores e o estoque em tempo real, é muito mais provável que o cliente receba os itens corretos no prazo. Se esses fatores estiverem presentes, é muito mais provável que um cliente saia satisfeito e retorne para comprar mais no futuro.
Personalize relatórios
O relatório de dados em tempo real é um dos destaques de uma solução ERP e é por isso que é uma grande vantagem em relação a outros sistemas de gestão empresarial. Com as ferramentas de relatórios do ERP, as organizações podem personalizar os relatórios em muitas funções diferentes, como finanças, inventário, compras e recursos humanos, e ser capazes de calculá-los dependendo do que é mais importante para a organização. Essa abordagem personalizada permite que a empresa meça quaisquer KPIs que considere mais importantes e acompanhe o desempenho de diferentes componentes de negócios.
A outra vantagem é que o ERP oferece os dados mais recentes em tempo real. Isso significa que se um funcionário estiver tentando avaliar um problema, ele não terá dados desatualizados para analisar e, em vez disso, terá os números mais precisos e atualizados para consultar. Os relatórios personalizados podem ajudar uma organização a tomar decisões informadas, o que é fundamental quando o ambiente de negócios está em constante mudança.
Expanda colaborações
A forma como as soluções ERP são construídas proporciona uma excelente colaboração entre diferentes departamentos. Com aplicativos integrados e armazenamento de dados em uma única solução, as equipes têm uma visão clara de como cada um deles está funcionando e contribuindo para os negócios.
Com o sistema de planejamento de recursos empresariais implementado, as equipes de toda a organização podem se comunicar livremente, pois não funcionam em plataformas separadas. A integração no back-end é extremamente importante e ajuda os funcionários a se integrarem e trabalharem como um só. Com acesso a todos os dados, um funcionário de uma equipe completamente irrelevante poderá apontar um mau funcionamento ou algo que reduza a duplicação de trabalho. Esta colaboração expandida pode aumentar a tomada de decisões, ao mesmo tempo que é uma fonte única de verdade para todas as entradas de dados.
Maior sustentabilidade
O mundo dos negócios em constante mudança e em ritmo acelerado tem visto uma grande ênfase na sustentabilidade. Os executivos de alto escalão estão enfrentando pressão dos conselhos de administração, investidores, clientes e outros para regular o impacto negativo das suas emissões de carbono.
Para descobrir como as organizações utilizam a implementação de ERP para atingir metas de sustentabilidade, o IBM Institute for Business Value (IBV) e a SAP, em colaboração com a Oxford Economics, entrevistaram mais de 2.125 executivos seniores envolvidos nas estratégias de sustentabilidade ambiental das suas organizações – em todo o mundo e em todos os setores. O resultado surpreendente: aqueles que superam a concorrência em termos de resultados ambientais e financeiros também se orgulham da implementação de ERP mais profundamente empenhada.
Melhore a transparência e os insights
Um dos benefícios do ERP é que ele oferece acesso total a todas as funções e processos de negócios de uma organização, tudo em um só lugar. Com a implementação do ERP, os dados de todos os departamentos podem ser acessados por funcionários de nível executivo. A solução ERP monitora os dados diariamente e pode fornecer informações do dia a dia, ajudando uma organização a ser o mais precisa possível quando se trata de fatores como níveis de estoque e operações comerciais.
A visibilidade completa que o ERP oferece oferece aos líderes da organização melhores insights funcionais de negócios e previsões de negócios mais precisas. Como resultado, isso pode agilizar tarefas e tornar fluxos de trabalho mais claros e concisos. Além disso, ter modelos de previsão precisos é uma vantagem competitiva, pois permite uma melhor estratégia e tomada de decisões baseadas em dados. Como o ERP pode monitorar cada departamento e manter todos os dados em um só lugar, há uma oportunidade para processos mais eficientes e melhor colaboração cruzada. Além disso, o ERP pode melhorar a segurança dos dados empresariais em toda a organização, tanto para sistemas ERP locais como baseados na nuvem.
Um exemplo do sucesso de uma implementação de ERP é a Neste, líder de mercado em diesel renovável, combustível de aviação sustentável e polímeros e produtos químicos renováveis, com sede em Espoo, Finlândia. A empresa adotou uma abordagem de equipe conjunta quando se tratou de implementar seu novo sistema ERP. A Neste trabalhou com a IBM Consulting™ for SAP para implementar a solução SAP S/4HANA na nuvem Microsoft Azure na maioria de suas operações, incluindo suas cadeias de fornecimento de energias renováveis. A nova plataforma ERP da Neste está permitindo melhorias na eficiência dos processos da cadeia de suprimentos e tornando seus dados mais transparentes. “Entre os benefícios de maior alcance”, observa o chefe de ERP integrado da Neste, Marko Mäki-Ullakko, “está a capacidade de detectar e resolver ineficiências de processos”.
“Conseguimos usar os recursos de descoberta de processos da SAP para detectar gargalos na cadeia de suprimentos e na produção”, explicou ele. “Dessa forma, o SAP integrado tem sido e será uma ferramenta crítica para nossos esforços de otimização de processos.”
Aumente a flexibilidade e a escalabilidade
Um dos recursos exclusivos do software ERP é a inclusão de aplicativos ou módulos para diversas necessidades de negócios. Os aplicativos ERP, como compras, gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de estoque e projetos, são aplicativos separados oferecidos no ERP.
Os aplicativos ERP podem ser independentes, mas também podem ser integrados em todo o sistema ERP, facilitando a escalabilidade e a configuração em uma organização. Ao ser capaz de adicionar ou retirar aplicativos, o ERP pode ajudar a dimensionar um negócio à medida que ele evolui ao longo do tempo.
A escalabilidade será diferente dependendo da solução ERP que sua organização escolher usar. Se uma empresa planeja crescer rapidamente ao longo do tempo, o sistema ERP baseado em nuvem é a melhor escolha, uma vez que os sistemas ERP em nuvem são executados em servidores remotos.
Aumentar a produtividade
Ao automatizar diferentes tarefas, o software ERP libera os funcionários para trabalhar em tarefas mais pertinentes e aumenta a eficiência. O sistema ERP aumenta a produtividade de diversas maneiras, todas decorrentes da automação de tarefas básicas e da simplificação dos processos. Com a abordagem simplificada de um sistema ERP, há menos tempo dedicado à busca de informações e permite que os funcionários executem outras tarefas com mais rapidez. A entrada manual de dados não é necessária, tornando tarefas como gerenciamento de estoque muito mais fáceis e tornando o rastreamento de métricas muito mais simples.
Com uma visão de toda a organização, os funcionários não têm mais a tarefa de rastrear o conjunto de dados correto ou o funcionário que sabe como funciona um determinado processo e pode, em vez disso, se concentrar em tarefas e projetos mais importantes. As soluções ERP oferecem esses recursos por meio de tecnologia, como inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina, automação de processos robóticos e muito mais. Essas tecnologias oferecem suporte aos recursos de automação e sugestão inteligente em aplicativos de software ERP.
Reduza custos contínuos
A forma como uma solução ERP é estruturada faz com que a entrada de dados ocorra apenas uma vez, mas pode servir a vários propósitos em toda a organização. Isso pode resultar na economia de tempo e dinheiro para a empresa, pois agiliza tarefas redundantes. Os custos iniciais e a economia de custos também dependerão do tipo de solução ERP que você escolher.
Sem uma solução de software ERP centralizada, as organizações dependem de vários sistemas para administrar os negócios. Quanto mais sistemas, maiores serão os custos potenciais de TI. Um sistema ERP poderia potencialmente reduzir esses custos. Separadamente, também poderia reduzir os requisitos de formação para o utilizador final, uma vez que estes só precisariam de aprender num sistema. Isso poderia resultar em mais lucratividade e menos interrupções.
Padronize processos de negócios
O objetivo da implementação de uma solução ERP é destacar e construir a partir das melhores práticas e consistências de uma organização. Isso permite agilizar as operações e padronizar os fluxos de trabalho, reduzindo, em última análise, o trabalho manual e os erros humanos em toda a sua empresa. Plataformas como gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) podem simplesmente ser integradas ao sistema ERP.
O software ERP oferece muitas vantagens, mas a padronização é uma das mais importantes. Ao confiar na padronização e na configuração, as organizações também poderão ver custos de projeto reduzidos e melhor colaboração entre equipes com menos atrito.
Desvantagens do ERP
Aumentar a complexidade
O ERP é uma ferramenta de gestão empresarial abrangente e pode ser bastante complexa. O software pode ser emocionante. As organizações podem ser apanhadas por esse entusiasmo e correr o risco de não conseguirem elaborar um plano bem pensado para a implementação de ERP.
Os processos de algumas organizações podem achar que a solução ERP é muito grande e não adequada às suas necessidades. Isso pode resultar em um ROI baixo e deve ser evitado, se possível. A melhor maneira de evitar essas armadilhas é criar treinamento de usuário baseado em funções e simplificar seu software ERP para atender às necessidades da sua organização.
Adicione custos de curto prazo
Existem vários fatores a serem considerados ao pensar em mudar para um software ERP. Um deles é o custo; não apenas o custo do software, mas o custo de tempo e recursos necessários para implementar o sistema e treinar funcionários em todos os departamentos.
Outro aspecto do custo são os custos operacionais contínuos exigidos de uma solução ERP, especificamente uma solução ERP local. A melhor maneira de evitar esse custo contínuo é utilizar um sistema ERP baseado em nuvem, que é uma solução de software como serviço (SaaS) que pode ser executada em qualquer local.
Um outro fator a considerar é o gerenciamento de mudanças necessário ao implementar um sistema ERP. A implementação do ERP requer mudanças nos processos e fluxos de trabalho de negócios. Essas mudanças representam grandes investimentos em tempo e recursos. Ao selecionar um software ERP, considere estes fatores e selecione o tipo de sistema que melhor atende às necessidades da sua organização.
Mais demorado
Como o ERP é personalizável e não é um software que sirva para todos, ele pode consumir muito tempo. A personalização é uma enorme vantagem para a solução ERP, mas pode ser um desafio, pois precisa ser construída do zero.
Um processo de implementação leva tempo; as organizações devem se preparar para um processo demorado. O tempo necessário para a transferência para o sistema ERP depende de qual sistema legado está sendo usado. A melhor maneira de evitar esse problema é, novamente, ter um plano de implementação de ERP que seja claro, conciso e inclua uma equipe de implementação designada.
IBM e ERP
A migração de um sistema legado para um software ERP pode ser uma tarefa enorme, independentemente do tamanho da organização. Ao considerar uma solução ERP, é importante contratar especialistas para ajudar a executar um plano de implementação tranquilo e transparente.
Os especialistas da IBM Consulting® podem ajudar sua organização a migrar com sucesso aplicativos ERP legados para a nuvem, redesenhar processos para aproveitar dados, IA e automação e transformar finanças em uma vantagem competitiva em seus negócios.
Os serviços gerenciados SAP para aplicativos e ERP podem ajudar a gerenciar as cargas de trabalho de uma organização, proporcionando mais tempo para você se concentrar na inovação e em novas oportunidades. Os serviços gerenciados para aplicativos SAP permitem agilidade e otimização de recursos, apoiando e otimizando funções operacionais subjacentes. Áreas como relatórios de segurança e conformidade, gerenciamento de aplicativos e prestação de serviços para linhas de negócios tornam-se mais previsíveis do ponto de vista de preços, recursos e carga de trabalho.
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