Os gerentes de projeto têm muitas tarefas a cumprir e são responsáveis por habilidades excepcionais de gerenciamento de tempo para concluir os projetos no prazo. Assim, uma das suas responsabilidades mais importantes é gerir eficazmente o seu tempo, para que possam cobrir as suas prioridades mais importantes e cumprir todos os seus prazos.
O que os gerentes de projetos bem-sucedidos fazem de diferente? E como você pode aprender com eles?
O valor dos gerentes de projeto
Os gerentes de projeto são indispensáveis para uma ampla variedade de projetos, incluindo projetos de desenvolvimento web. Normalmente, eles devem trabalhar com uma variedade de pessoas para atingir uma série de objetivos específicos.
Por exemplo, no desenvolvimento de projetos web, o gerente de projeto geralmente trabalhará com clientes, designers, desenvolvedores e testadores.
Ao longo de várias semanas, o gerente de projeto será responsável por garantir que o projeto geral permaneça no caminho certo, atingindo cada marco dentro de um determinado prazo e em um nível aceitável de qualidade ou integridade.
Uma das qualidades interessantes de um gerente de projeto é que ele é responsável pelo gerenciamento do tempo em duas funções diferentes. Primeiro, eles devem administrar seu próprio tempo. Os gerentes de projeto têm uma série de responsabilidades e tarefas individuais a serem concluídas e uma quantidade finita de tempo todos os dias, por isso precisam ser prudentes sobre como gastam seu tempo. Em segundo lugar, devem gerir os recursos externos e outras pessoas de uma forma que lhes permita gerir o seu tempo de forma mais eficaz.
Obviamente, cada indivíduo no contexto de um determinado projeto será responsável pela gestão do seu próprio tempo. Mas os gestores de projecto são, ao mais alto nível, responsáveis pela atribuição de recursos e pela coordenação de pessoas para garantir que o tempo é gerido e atribuído de forma adequada.
Segredos de gerenciamento de tempo de gerentes de projeto bem-sucedidos
Estes são os segredos de gerenciamento de tempo de gerentes de projeto bem-sucedidos:
1. Eles usam as plataformas certas.
As plataformas de gerenciamento de projetos vêm em muitas variedades, e algumas são melhores que outras, com mais recursos, melhores ferramentas organizacionais, fluxo mais suave e usabilidade mais intuitiva. É claro que há aqui um elemento de subjetividade; nem todos os gerentes de projeto concordarão sobre o que constitui uma boa plataforma. No entanto, quase todos os gestores de projetos eficazes partilham uma natureza perspicaz quando se trata de escolher esta fonte centralizada de verdade.
2. Eles entendem os prazos no contexto.
Os gerentes de projeto muitas vezes precisam trabalhar de trás para frente, começando com um prazo e descobrindo como gerenciar o tempo à medida que esse prazo se aproxima. Uma das estratégias mais importantes para fazer isso de forma eficaz é compreender os prazos no contexto.
Por exemplo, pode haver um prazo para produzir composições de design para um site dentro de três semanas, mas o contexto aqui é que os desenvolvedores precisarão de composições aprovadas para iniciar processos críticos de desenvolvimento imediatamente após esse prazo. Isso significa que cumprir o prazo de conclusão do projeto é essencial para que o projeto continue avançando e, portanto, pode precisar ter maior prioridade em relação a outros prazos menos importantes ou mais flexíveis.
Este aspecto do pensamento crítico é crucial para que os gerentes de projeto gerenciem o tempo de maneira adequada na busca de metas de alto nível.
3. Eles usam hierarquias de prioridade.
Em linha com isto, a maioria dos gestores de projetos utiliza algum tipo de hierarquia ou matriz de prioridades para ajudá-los a decidir entre prioridades concorrentes em conflito direto entre si.
Por exemplo, a “matriz de Eisenhower” é uma matriz hierárquica comumente usada que pode estabelecer níveis de prioridade com base na urgência e na importância. O importante é que um gerente de projeto tenha algum método consistente de avaliação do nível de prioridade, para que possa usá-lo em muitos contextos diferentes e de forma repetível. Quando há duas tarefas aparentemente igualmente importantes a serem concluídas e apenas tempo suficiente para concluir uma delas, essa estrutura pode ajudar os gerentes de projeto a escolher uma em vez da outra.
4. Eles antecipam problemas.
Os problemas surgem inevitavelmente em qualquer projeto suficientemente complicado para ser gerenciado e executado. A diferença entre gerentes de projetos bem-sucedidos e malsucedidos está na forma como eles abordam esses problemas inevitáveis. Um bom gerenciamento de tempo exige que você não apenas responda aos problemas com eficiência de tempo, mas também que os antecipe para que tenha tempo de se preparar para eles e tenha a visão de responsabilizá-los.
Como um exemplo simples, gerentes de projeto qualificados às vezes criam alguns dias extras em um cronograma para dar conta de quaisquer problemas que possam surgir nesse meio tempo.
5. Eles começam no alto nível.
Ao transmitir as diretivas, os gerentes de projeto partem do alto nível. Eles entendem que, para ter sucesso como equipe, cada indivíduo da equipe precisa compreender o contexto do que está fazendo. Isso não significa que cada membro individual da equipe precise ser totalmente informado sobre todos os aspectos do projeto, mas eles devem ter uma compreensão completa de seu papel e de seu contexto dentro desse projeto.
6. Eles se comunicam de forma clara e proativa.
A comunicação tem o poder de prevenir a maioria dos conflitos e resolver os poucos que passam despercebidos e se tornam significativos. É por isso que gerentes de projetos eficazes fazem questão de se comunicar da forma mais clara e proativa possível. Ao criar tarefas em plataformas de gestão de projetos, realizar reuniões com indivíduos ou transmitir solicitações de clientes, eles verificam meticulosamente o seu trabalho para evitar ambiguidades ou possíveis pontos de confusão. Eles também abordam possíveis problemas o mais rápido possível para mitigar seus efeitos.
7. Eles usam estimativas de tempo meticulosas e detalhadas.
Os gerentes de projeto com excelentes habilidades de gerenciamento de tempo também fazem uso de estimativas de tempo detalhadas e detalhadas. Quando dizem a um cliente que um projeto específico levará um mês, esse número não é um número aproximado, nem é improvisado na hora. Eles fazem estimativas de tempo para cada componente individual do projeto e as somam. Isso leva a estimativas de tempo mais precisas e permite uma atualização superior caso algum componente individual dê errado.
8. Eles mantêm as reuniões focadas e restritas.
As reuniões podem ser importantes, mas são frequentemente improdutivas – e excelentes gestores de projetos sabem disso muito bem. Você não pode eliminar totalmente as reuniões, mas pode torná-las muito mais focadas e restritas. Normalmente, isso significa convidar apenas as pessoas que são realmente essenciais para a reunião, mantê-la o mais curta possível e aderir a uma agenda rigorosa para que a reunião não se desvie do curso pretendido. É uma estratégia simples que pode economizar centenas de horas de trabalho acumuladas no longo prazo.
9. Eles reconhecem os atrasos antecipadamente – e os contornam.
Até os melhores gestores de projetos enfrentam atrasos inesperados. Bons gestores de tempo distinguem-se por reconhecerem antecipadamente os atrasos e encontrarem formas de os contornar. Eles comunicam os atrasos diretamente aos clientes, sempre que relevante, e fazem o que podem para compensar as deficiências em outras áreas. Eles também podem estar dispostos a encontrar compromissos sempre que os objetivos primários baseados no tempo revelarem que não são mais alcançáveis.
10. Eles sabem como e quando delegar.
Os gerentes de projeto são, sem dúvida, delegadores profissionais. Mesmo assim, é importante que sejam capazes de delegar responsabilidades de forma eficaz quando necessário. Gestores de tempo prudentes sabem quando é apropriado intervir e resolver algo. E sabem quando é apropriado chamar outra pessoa para assumir o trabalho. Eles também sabem quando é hora de contratar um assistente ou parceiro para dividir a carga de trabalho.
11. Eles reconhecem os pontos fortes e fracos individuais.
Como gerente de projeto, você pode gerenciar seu tempo com muito mais eficiência, reconhecendo os pontos fortes e fracos individuais. Atribuir tarefas às pessoas mais capazes de concluí-las e ajustar suas estimativas de tempo com base nas capacidades de sua equipe são cruciais para atingir seus marcos de forma consistente.
12. Eles podem trocar de chapéu rapidamente.
É fácil perder tempo quando você troca de chapéu de forma ineficaz ao longo do dia. Pular de um departamento para outro pode ser mentalmente cansativo e confuso. Porém, os melhores gerentes de projeto possuem técnicas para minimizar o atrito aqui. Manter anotações detalhadas sobre suas interações com cada departamento, usar diferentes canais de comunicação para diferentes propósitos e segmentar seu tempo de forma proativa quando possível pode ajudar.
13. Eles compartilham seus segredos com outras pessoas.
Finalmente, devemos reconhecer que excelentes gestores de projetos também estão dispostos a partilhar os seus segredos de gestão de tempo com outras pessoas. Afinal, os gerentes de projeto não podem ser eficazes no gerenciamento do tempo, a menos que as equipes que eles coordenam também sejam eficazes nisso. Quanto mais colaborativo for o ambiente de gerenciamento de projetos e quanto mais os membros da equipe puderem aprender uns com os outros, melhor.
Se você está tentando ser um gerente de projetos altamente eficaz ou apenas deseja descobrir melhores estratégias de gerenciamento de tempo para sua profissão, esses segredos mais bem guardados podem fornecer as informações e a orientação de que você precisa. Sinta-se à vontade para adotar essas estratégias e ajustá-las ao seu estilo de gestão pessoal. Ou considere usá-los em combinação com suas próprias táticas para aperfeiçoar sua abordagem à arte de gerenciar o tempo.
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