O papel da aquisição vai além das atividades transacionais. Uma estratégia de compras permite que uma organização navegue numa cadeia de abastecimento global cada vez mais complexa, adapte-se rapidamente às flutuações do mercado e obtenha otimização de custos, eficiência operacional e crescimento.
Ao avaliar e gerir proativamente os riscos inerentes à cadeia de abastecimento, as organizações podem proteger-se de perturbações e reforçar a resiliência das suas operações. Além disso, um quadro de contratação bem elaborado promove a inovação e a sustentabilidade. Pode fomentar parcerias colaborativas com fornecedores e integrar considerações éticas e ambientais (compras ecológicas) na estratégia de fornecimento.
Uma estratégia de compras não é apenas uma série de etapas para a aquisição de bens e serviços. Deve ser um roteiro estratégico que, quando concebido e implementado de forma eficaz, se alinhe com a missão da organização e contribua grandemente para o seu sucesso.
O que é uma estratégia de compras?
Uma estratégia de compras é um plano estruturado que uma organização desenvolve para orientar seu processo de compras de uma forma que se alinhe às suas necessidades de negócios. O objetivo de uma estratégia de compras é garantir a aquisição eficiente, econômica e sustentável de bens ou serviços essenciais para as operações da organização. A estratégia deve delinear e fornecer orientações específicas para a execução das etapas do processo de aquisição, que muitas vezes incluem:
Identificar as necessidades do negócio Procurar fornecedores potenciais Negociar contratos Gerenciar relacionamentos com os fornecedores Manter registros de cada etapa
A estratégia usada para orientar essas etapas pode variar de organização para organização, dependendo do setor e das necessidades. Exemplos de objetivos comuns a muitas estratégias de compras incluem a eliminação de gastos dissidentes, o aumento da eficiência da entrega, a minimização de erros e o cumprimento dos regulamentos aplicáveis. Construir relacionamentos fortes com fornecedores para incentivar contratos e serviços favoráveis também é um objetivo comum.
É necessário um equilíbrio entre talento, tecnologia, conformidade, ética e sustentabilidade para alinhar as atividades de aquisição com os objetivos corporativos. Uma estratégia de compras eficaz deve estar aberta a novas abordagens e encorajar ideias que tragam valor, eficiência e melhoria contínua dos processos para a organização. Isto permite uma abordagem eficaz e adaptativa ao sourcing que cria valor e minimiza riscos.
Quando implementada com objectivos claros, a estratégia de aquisições fornecerá um roteiro a ser seguido pelos gestores de aquisições. Descreverá seu propósito, responsabilidades e objetivos e o papel crítico que desempenham no sucesso geral da organização.
Passos para uma estratégia de compras bem-sucedida
As principais etapas para desenvolver uma estratégia de compras eficaz incluem:
1. Conduza uma análise do estado atual (CSA)
Avaliar a eficiência e a eficácia do actual quadro estratégico de aquisições (se existir) e determinar se irá satisfazer as necessidades actuais e futuras. Faça uma análise de gastos; identificar pontos fortes, fracos e oportunidades. Avalie e classifique os componentes dos custos de aquisição, desde custos diretos – como os custos de bens e serviços – até custos indiretos – como despesas administrativas e despesas gerais. Examine os custos relacionados a fornecedores específicos, variáveis e tendências de custos e o custo total do processo de aquisição para entender claramente o que está sendo gasto e onde.
2. Determine as necessidades organizacionais
As empresas sempre desejam melhorar os resultados financeiros; mas como, especificamente? Entenda as necessidades da organização – seja aumento de vendas, gerenciamento de fluxo de caixa, prazos mais curtos, melhores previsões, gestão de qualidade ou sustentabilidade – e como elas se alinham à estratégia geral de negócios e ao plano de longo prazo. Uma estratégia de aquisição integrada com estas necessidades garante que o processo de aquisição contribuirá diretamente para a rentabilidade e o sucesso da organização.
3. Envolva as partes interessadas
Identificar e colaborar com departamentos internos, fornecedores e todos aqueles que possam ser impactados pelo plano. Alguns podem não concordar com as mudanças propostas. Reúna insights diversos, entenda as necessidades e gerencie as expectativas. O envolvimento das partes interessadas é fundamental para garantir que a estratégia seja bem planejada e apoiada em toda a organização.
4. Determine os objetivos de negócios
Definir objetivos específicos mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos (SMART) para a função de compras. Estes objectivos devem apoiar directamente os objectivos empresariais globais e fornecer um quadro claro para a estratégia de aquisições. Por exemplo, se a redução de custos for um objectivo, um objectivo de aquisição correspondente poderá ser alcançar um nível de redução de custos. Metas adicionais podem ser gestão e mitigação de riscos, gestão de relacionamento com fornecedores e considerações de sustentabilidade.
5. Defina políticas de compras
Estabelecer e chegar a acordo sobre políticas, procedimentos e modelos operacionais de aquisição claros que se alinhem com os objetivos organizacionais. Este é um bom momento para rever os processos atuais e ajustá-los para se adequarem à nova abordagem. Tarefas como critérios de seleção de fornecedores, gestão de contratos e iniciativas de conformidade devem ser claramente definidas. Comunique as oportunidades que estas mudanças trazem e explique os seus benefícios para as partes interessadas. Seja flexível. As políticas servem como diretrizes para a equipe de compras, garantindo consistência e adesão aos padrões éticos.
6. Integre novas ferramentas
Explore as ferramentas e tecnologias que apoiarão o sucesso da nova estratégia. A aquisição não é mais um processo analógico; uma percentagem crescente é realizada em linha (e-procurement). O software Procure-to-pay (P2P) vincula as práticas de aquisição às contas a pagar e pode agilizar etapas como gerenciamento de suprimentos, pedidos de compra e faturamento. O software de aquisição adicional inclui ferramentas de análise de gastos e software de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM). Eles aumentam a precisão e a produtividade, rastreiam compras e oferecem visibilidade de dados que informam a tomada de decisões e reduzem riscos, ineficiências e atrasos demorados.
7. Desenvolva a estratégia
Desenvolva uma estratégia de compras abrangente com base nos insights coletados nas etapas anteriores. Isto envolve a criação de uma declaração de estratégia, descrevendo a abordagem à aquisição, incluindo gestão de fornecedores, mitigação de riscos e otimização de custos. A estratégia deve ser suficientemente flexível para se adaptar às mudanças nas condições do mercado e nas necessidades organizacionais.
8. Defina sucesso
Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) que serão usados para medir o sucesso da estratégia de compras. Estas métricas devem estar alinhadas com os objetivos de negócio definidos e fornecer referências quantificáveis para avaliar o desempenho. Os critérios de sucesso comuns incluem redução de erros, aproveitamento de oportunidades de economia e melhoria das classificações de desempenho dos fornecedores, fluxos de trabalho, tempos de ciclo de compras e conformidade.
9. Implemente a estratégia
Executar a estratégia de compras de forma faseada e bem coordenada, implementando as políticas, procedimentos e tecnologias definidos. Fornecer o treinamento necessário para garantir o sucesso da aquisição.
10. Avalie e refine a estratégia
Meça regularmente o desempenho da estratégia em relação às métricas de sucesso estabelecidas. Determine se está promovendo mudanças e melhorando o desempenho geral da organização. Utilize dados e insights para analisar resultados, identificar áreas de melhoria e refinar a estratégia de compras adequadamente. Monitorar e adaptar-se continuamente para garantir que a estratégia permaneça responsiva às mudanças na dinâmica do mercado, à evolução dos objetivos de negócios e às oportunidades ou desafios emergentes.
Benefícios de uma estratégia de compras bem-sucedida
Ao implementar oportunidades estratégicas de fornecimento e compra, as organizações podem obter economias substanciais de custos. Além disso, uma estratégia de compras eficaz aumenta a eficiência operacional, simplificando processos e introduzindo tecnologias de automação. Isto resulta em tarefas administrativas reduzidas e ciclos de aquisição mais rápidos.
Uma estratégia de compras bem-sucedida também mitiga os riscos inerentes à cadeia de abastecimento. Usando práticas de avaliação e gerenciamento de riscos, as organizações podem se proteger contra interrupções e garantir agilidade e continuidade. A estratégia também pode promover melhores relações com fornecedores, colaboração e inovação. Coletivamente, essas vantagens capacitam as organizações a navegar pelas complexidades dos negócios modernos com resiliência, agilidade e vantagem competitiva.
Aquisições e IBM
Ao navegar sistematicamente por estas etapas, as organizações podem estabelecer uma estratégia de compras que atenda às necessidades imediatas e que possa evoluir para contribuir para o sucesso sustentado da organização.
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