Em algum momento, você provavelmente já ouviu (ou usou) a frase: “Não há horas suficientes no dia”. É uma expressão comum que basicamente significa que você tem muito o que fazer e não tem tempo suficiente para fazê-lo. Todos nós sabemos o que é ter muito que fazer. Goste ou não, a vida pode ficar agitada. Mas com as estratégias certas, você pode realmente aproveitar ao máximo cada minuto.
Você está pronto para dominar o gerenciamento do tempo e aumentar a produtividade para aproveitar ao máximo as horas do seu dia? Aqui estão seis dicas para maximizar seu tempo e minimizar distrações.
1. Use software de produtividade
Para aproveitar ao máximo o horário limitado do dia, planejar com antecedência e seguir um cronograma é fundamental.
Há tantas maneiras de fazer isso hoje em dia que você pode se sentir sobrecarregado com suas opções. Algumas pessoas preferem usar calendários físicos; outros podem criar listas e definir lembretes em seus telefones. O software de produtividade é uma excelente opção porque essas ferramentas são projetadas pensando na produtividade e na organização.
Ferramentas de agendamento online, como Calendar.com, Microsoft Calendar e Google Calendar, têm inúmeros recursos para ajudá-lo a se manter organizado. Você pode bloquear o tempo e codificar por cores diferentes atividades (por exemplo, azul para reuniões pessoais e vermelho para reuniões de trabalho). Você também pode definir lembretes, agendar reuniões recorrentes, sincronizar calendários com colegas de equipe e muito mais.
As ferramentas de agendamento online também estão ficando mais inteligentes. Usando IA e aprendizado de máquina, muitos calendários online se tornam mais exclusivos para você à medida que você os usa. Depois de usar habitualmente uma ferramenta de agendamento, você verá que ela faz o trabalho pesado para você.
2. Iniciar bloqueio de tempo
Ao começar a usar um calendário digital, você provavelmente começará a bloquear o tempo. O bloqueio de horário é um dos principais motivos para manter um calendário e traz diversos benefícios. Essa estratégia permite planejar cada hora do seu dia usando “blocos” para diversas atividades. Agendar todos os aspectos do seu dia (pausas incluídas) ajuda você a se concentrar nas tarefas e realizar muitas tarefas. Quanto tempo você atribui a cada tarefa depende inteiramente de você, portanto, também permite que você esteja no controle do seu dia.
O bloqueio de tempo é uma ótima maneira de planejar seus dias, mas também ajuda você a entender como está gastando seu tempo. Quando você não tem uma ferramenta que permita visualizar o seu dia, os dias começam a se misturar. Você pode fazer melhorias se perceber como está gastando seu tempo. Isso ajuda você a se tornar mais produtivo e a usar melhor seu tempo.
Por exemplo, se você perceber que as reuniões de trabalho estão tomando conta do seu calendário, você pode fazer alterações para corrigir isso. Determine se alguma reunião é desnecessária, pode ser mais curta ou pode ocorrer quinzenalmente em vez de semanalmente. Por outro lado, digamos que você tenha duas horas reservadas para o almoço, mas comece a trabalhar no final. Talvez você só precise de uma hora para almoçar. Quanto mais preciso for o seu calendário, mais eficientemente você gastará seu tempo.
3. Estabeleça limites e limite as distrações
Gerenciar seu tempo parece muito fácil quando você aprende dicas, truques e estratégias para fazer isso. Infelizmente, na hora de colocá-los em prática, muitas distrações podem atrapalhar. Depois de trabalhar duro para criar um cronograma e formar hábitos saudáveis, você não quer que pequenas coisas atrapalhem seu sucesso. É por isso que é tão importante estabelecer limites não apenas com os outros, mas também com você mesmo.
Estabelecer limites com outras pessoas pode envolver dizer “não” de vez em quando, em um esforço para permanecer concentrado na tarefa. Este é um momento em que você achará extremamente útil manter um calendário e um bloqueio de horário. Se seus dias forem planejados, será mais fácil dizer não às tarefas de menor prioridade. Ou, se a tarefa for essencial, mas você estiver muito ocupado, poderá agendá-la para mais tarde. Da mesma forma, estabelecer limites consigo mesmo é importante. Isso envolve tornar-se disciplinado e limitar as distrações. Mantenha-se concentrado na tarefa e, se notar que as coisas o distraem, livre-se delas quando precisar ser produtivo.
4. Experimente usar uma técnica de gerenciamento de tempo
O gerenciamento do tempo pode ser algo complicado de dominar. Felizmente, existem várias técnicas de gerenciamento de tempo que ajudam você a administrar seu tempo e aumentar a produtividade. Se você prefere estrutura, mas não sabe por onde começar, uma técnica de gerenciamento de tempo pode ser extremamente útil.
A Técnica Pomodoro é uma técnica popular de gerenciamento de tempo criada pelo autor Francesco Cirillo. Um cronômetro é usado para dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos seguidos de intervalos de cinco minutos. Após vários intervalos de trabalho consecutivos, chamados de Pomodoro, você pode fazer uma pausa mais prolongada, de 15 a 30 minutos. Acredita-se que essa técnica aumente a produtividade porque melhora a relação das pessoas com o tempo. Em vez de ver o tempo como um fator estressante, você terá um tempo de trabalho ideal para se concentrar nas tarefas e terá uma pausa garantida.
Muitas outras técnicas de gerenciamento de tempo, incluindo o Método de Planejamento Rápido (RPM), a Técnica de Fazer as Coisas (GTD) e o Princípio de Pareto. Encontre um que funcione para você e seja consistente com ele. Essas técnicas são comprovadamente eficazes e, quando usadas junto com outras estratégias de gerenciamento de tempo, você será imparável.
5. Certifique-se de priorizar suas tarefas
Outra técnica popular de gerenciamento de tempo é a Matriz de Eisenhower. A Matriz de Eisenhower é a ferramenta perfeita para priorizar suas tarefas. Ajuda a agrupar tarefas em categorias com base na importância e urgência. As tarefas mais importantes e urgentes requerem sua atenção imediata. Aqueles que ainda são importantes, mas menos urgentes, podem ser agendados. E aqueles que não o são devem ser eliminados ou delegados. É mais fácil aproveitar ao máximo as horas do seu dia quando você entende o que é mais importante na sua lista de tarefas.
É normal se sentir muito ocupado e sentir que tem muitas tarefas para fazer. Esta técnica oferece uma solução para quando você sente que tem muitas tarefas e tempo insuficiente. Isso força você a fazer perguntas difíceis como: “Essa é realmente uma prioridade?” Ou “Preciso fazer isso ou posso pedir ajuda a alguém?” Concentre-se no que é mais importante no momento e use as orientações gerais ao decidir o que fazer com tarefas adicionais. Antes que você perceba, você terá uma carga de tarefas gerenciável para você todos os dias.
6. Reserve tempo para trabalhar e se divertir
Reservar tempo para o trabalho e atividades pessoais é extremamente importante. Mesmo se você for muito organizado, ainda se sentirá esgotado se tudo o que fizer for trabalhar. Aproveitar ao máximo o tempo é reservar tempo para tudo que é importante para você, incluindo mais do que apenas o trabalho. Pode consistir em jantares com amigos ou momentos de exercício.
Ao revisar a visualização do calendário de seus dias, semanas e meses, certifique-se de reservar um tempo para atividades pessoais. Esteja você indo jantar ou apenas cuidando de si mesmo em casa, o tempo pessoal é tão importante quanto o tempo de trabalho. E ao usar uma ferramenta de calendário para priorizar ambas as atividades, você verá seu impacto positivo em sua vida cotidiana.
Tirar o máximo proveito das horas do seu dia não significa que você precise ser altamente produtivo a cada segundo. Significa simplesmente que você tem um plano para realizar tudo o que pretende fazer em um dia. E se você usar as técnicas e estratégias adequadas, não deverá se sentir exausto. Em vez disso, você deve se sentir realizado, pronto para uma boa noite de descanso e preparado para fazer tudo de novo no dia seguinte. Estabelecer uma rotina que lhe permita realizar o máximo possível deixa sua mente tranquila. Quando você gerencia seu horário da maneira certa, nada pode impedi-lo.
Crédito da imagem em destaque: Foto de Zen Chung; Pexels
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